Ottenere un appuntamento

Alcune settimane fa inviammo la newsletter “dal contatto sociale alla relazione” nella quale argomentavamo circa la possibilità di creare relazioni alle quali poter dare, e dalle quali poter trarre, il meglio, e sui presupposti che ne presiedono il “successo”.
Abbiamo ricevuto diverse richieste di chiarimento da differenti figure professionali in più settori, le quali, alla fine, possono essere sintetizzate in una domanda centrale “cosa fare e come fare per ottenere un appuntamento? ”.
Come già detto le persone si muovono su due direttrici principali: guadagno e risparmio.
Quindi se non hanno interesse non ci concederanno nessun appuntamento, proprio come se non riusciranno a percepire alcun valore dalla nostra persona e dalla nostra proposta.
Se non sappiamo come i nostri clienti, attivi o potenziali, utilizzano i nostri prodotti e servizi per accrescere i propri affari e trarre guadagni, ovvero cosa stiano cercando per la propria pianificazione di business, difficilmente comunicheremo loro con efficacia, e di conseguenza raggiungerli sarà pressoché impossibile o non utile.
Proviamo a prendere una nostra brochure o documento commerciale e leggendo proviamo ad evidenziare quanto di quello che diciamo è utile a soddisfare quanto detto al paragrafo precedente: quanto meno parliamo per loro, quanto meno parliamo con loro.
I clienti si attirano con domande o affermazioni che li inducano a sapere di più, non necessariamente su noi stessi, ma su quello che possiamo realmente fare per loro.
Trovare poi la persona giusta con la quale interloquire è fondamentale, ma tutto ciò è anche frutto di una domanda giusta.
È nella semplicità che risiede la vera potenza: ad esempio se voglio vendere semplicemente formazione chiedo “chi è il responsabile dello sviluppo delle risorse umane”, ma se è formazione commerciale quella che voglio proporre chiedo del “responsabile dello sviluppo della rete di vendita”.
Ad una struttura bancaria che aveva difficoltà ad entrare in contatto con nuova clientela business, e della quale chi si presentava lo faceva esattamente come fanno tutte le banche, ho semplicemente consigliato di fare, dopo la breve e doverosa presentazione, la seguente domanda “potrei parlare con chi si occupa dei profitti e della gestione economica finanziaria?”.
Nel 70% dei casi glielo passavano o quantomeno fornivano il nominativo per un successivo tentativo diretto.
In caso di domanda filtro tipo “per che cos’era?” il funzionario doveva dire poche parole, le stesse che avrebbe detto al Suo interlocutore per ottenere l’appuntamento, offrendo una serie di opportunità che non potevano non destare, quantomeno, l’interesse o la curiosità di chiunque fosse all’altro capo del filo.
I risultati furono lusinghieri: il 28% degli interlocutori raggiunti concesse l’appuntamento.
Un’altra regola fondamentale, quando si chiede l’appuntamento, è il tempo che “prendiamo” alla nostra controparte; deve essere ragionevolmente contenuto (tra i 20 e i 30 minuti) e deve essere preciso “. . . 20 minuti saranno sufficienti …” aggiungendo, eventualmente, la possibilità di prolungarlo a fronte del Suo interesse.
Anche se vendiamo prodotti e servizi, e potremmo essere portati a esplicitarne i plus, dovremmo ricordarci che, più dei vantaggi che possiamo offrire, occorre parlare dei guadagni che il cliente potrebbe conseguire grazie a noi.
I Clienti non vogliono sprecare il proprio tempo a sentire parlare di noi, se ci concedono tempo è meglio che sia per loro e per le risposte che possiamo dargli.
Le aziende, attraverso le loro strutture di marketing, investono in ricerche e sondaggi al fine di capire cosa vogliono i clienti, o quali possano essere i criteri in base ai quali questi scelgono e pesano i loro fornitori, e ne traggono, diciamo così, un modello di riferimento.
Quel modello, che viene passato alla forza vendita, è un’ottima base di partenza per porre domande al cliente, attivo o potenziale che sia.
Quello che purtroppo accade il più delle volte è che questo viene preso unicamente come base e spunto per assoli e monologhi sterili e fini a se stessi, al limite dell’imbonimento; se sapremo, al contrario, fare domande, offrendo risposte giuste per incontrarci, l’appuntamento, il più delle volte, sarà nostro.

Gestire lo stress: comprendere se stessi e gli altri

Come esseri umani tutti dobbiamo affrontare dei problemi, riuscire a comprendere noi stessi e ciò che ci preoccupa maggiormente è un passo importante per la risoluzione dei problemi della nostra vita e, inoltre, il nostro equilibrio psichico dipende dal modo con cui ci collaboriamo e instauriamo rapporti con gli altri; più una persona si isola, più è difficile che goda di una buona salute mentale.

Nel mondo competitivo in cui viviamo siamo spesso spinti a “essere come qualcun altro”, soprattutto se siamo cresciuti non accettandoci fino in fondo, avendo, quindi, con noi stessi un rapporto non soddisfacente.

Per un buon equilibrio e per un buon controllo dello stress è importante accettarsi come si è, individuando la nostra unicità e migliorando, o modificando, le nostre qualità.

Le convinzioni errate su se stessi e sugli altri possono generare aspettative non realistiche quali: voler piacere a tutti, credere che chi non condivide ciò che diciamo o facciamo si sbaglia, decidere che non ci sia più niente da fare di fronte a un qualunque rifiuto, pensare di non poter cambiare e non poter controllare la propria natura, fino al convincersi che  tutti pensano solo a se stessi, ecc.

Spesso, pur non rendendocene conto, abbiamo più punti di forza di quanti pensiamo di averne.

Un esempio di persona che sottovaluta i propri punti di forza è colei che non riesce ad accettare gli elogi senza doverli negare in qualche modo.

Il fatto poi di comprendere le necessità fondamentali degli altri ci aiuterà anche a capire come poter instaurare rapporti migliori con loro; i rapporti umani si sviluppano quando gli individui danno e ricevono in modo spontaneo.

I rapporti che si basano sul soddisfacimento delle necessità di una sola persona sono generalmente superficiali e di breve durata.

Ecco perché comprendere ed accettare se stessi è il primo passo verso l’instaurazione di rapporti positivi con gli altri.

Non è raro incontrare persone ossessionate dalla convinzione, peraltro distorta, di non piacere ad amici e familiari, in quanto, alla fin fine, sono loro a non apprezzare ed accettare se stesse, proiettando sugli altri la propria convinzione d’essere mediocre.

Di conseguenza, nei rapporti con gli altri, adottiamo “modelli” di comportamento insoddisfacenti, ma non riusciamo a modificarli perché sono parte integrante di noi stessi.

Interagire con gli altri può essere un’esperienza che genera sentimenti negativi, piuttosto che positivi.

La capacità di instaurare rapporti cordiali basati sul reciproco sostegno, senza per questo dover rinunciare alla propria integrità ed identità, è di fondamentale importanza.

Perché questo avvenga è importante avere la capacità di non collocare automaticamente le persone in caselle, evitare di avere con gli altri atteggiamenti combattivi (polemica e rigidità rendono i rapporti tesi), piuttosto che l’essere così compiacenti da sembrare falsi.

Le cattive abitudini sono difficili da abbandonare, ma possono essere sostituite.

Acquisire maggiore consapevolezza di se stessi aiuta a comprendere perché i rapporti sono difficoltosi.

Un primo passo importante per operare un cambiamento positivo consiste nell’accettare la propria responsabilità nei contrasti e nei problemi interpersonali.

Il marketing manager come negoziatore

A ogni “uomo di marketing” vengono costantemente chieste  strategie di vendita ed abilità negoziali.

Tutto ciò richiede dinamismo unito a capacità intuitive, d’ascolto e d’osservazione.

Sviluppare positivamente un cliente significa che i rapporti d’affari non sono mai statici, o migliorano, o peggiorano; non esistono rapporti stabili e invulnerabili alla concorrenza.

Dobbiamo accettare il fatto, peraltro scomodo, che quanto abbiamo compiuto ieri è già storia passata, ciò che conta è cosa faremo oggi e cosa faremo domani per il cliente.

E’ quindi la nostra abilità nel negoziare che determina se possiamo o no influenzare il nostro ambiente, usando correttamente le informazioni in nostro possesso e gestendo le pressione del “tempo e delle scadenze”; in altre parole conservando la padronanza in ogni situazione.

Ma se le regole del gioco sono così semplici, perché esistono grandi differenze tra un marketing manager e un altro, tra un negoziatore e un altro?

Molto dipende da come sono state sviluppate abilità quali l’intuizione, l’ascolto e l’osservazione.

Intuizione è la capacità di gettare utilissime occhiate nell’animo altrui; nella maggior parte degli incontri d’affari (e non solo in quelli) c’è da vedere più di quanto appare, c’è tutta una serie di dinamiche personali operanti appena sotto la superficie.

Simili tracce abbondano, ma la maggior parte delle persone è troppo occupata ad ascoltare se stessa per dar retta agli altri.

E’ inimmaginabile una persona di successo (negli affari, nel sociale, nel privato) che non abbia qualche intuito in fatto di esseri umani.

L’intuito esige che tutti i sensi siano ben vigilanti, che parliamo di meno ed ascoltiamo di più: osservare ed ascoltare, tenere occhi e orecchie ben aperti … e la bocca chiusa!

La capacità di ascoltare, permette di capire quello che l’altro sta dicendo; è anche più importante dell’intuizione … è molto diverso il modo di comportarsi di chi sa ascoltare e di chi non sa farlo, e lo sono anche i risultati.

La capacità di osservare, è la possibilità di formarsi impressioni basate più su ciò che si vede, piuttosto che su quello che si sente, per poter andare oltre le apparenze.

Non bisogna essere frettolosi, arrivando troppo in fretta alle conclusioni (ho visto fin troppe volte i cosiddetti maghi del linguaggio del corpo prendere delle cantonate galattiche) sopravvalutando gli aspetti convenzionali o leggendo significati dove non esistono.

Bisogna saper riconoscere l’enorme differenza, nella postura, tra una posizione e una posa.

Naturalmente il più fertile e proficuo campo d’osservazione sono gli occhi; gli occhi vi diranno ciò che uno sta pensando davvero, anche quando tutto il resto è orientato in un’altra direzione.

Ricordiamoci sempre che le parole possono tradire, i comportamenti no, e se l’intuito è la nostra capacità di “percepire oltre il presente”, il saper osservare ne è il miglior alleato.

Se ci concentriamo attentamente su quello che ci passa davanti potremo imparare una quantità di cose riguardo ai sentimenti, alle motivazioni e alle effettive necessità della controparte: ascoltare e osservare attentamente non significa solo recepire ciò che viene detto ma cercare di capire quello che viene omesso.

Un negoziato è qualcosa di più che uno scambio di oggetti o prestazioni materiali.

E’ un modo di agire e di comportarsi che può sviluppare comprensione, accettazione, rispetto e fiducia; quando gliene viene data la possibilità la maggior parte della gente cerca di essere accomodante.

Di chi è il cliente?

Si discute da sempre se il cliente è del venditore o dell’azienda.

In un work shop on line svolto nello scorso mese di febbraio alla domanda “dichi è il cliente?” sono emerse alcune interessanti  considerazioni di cui vogliamo farvi partecipi.

Si è scelto di mettere unicamente le iniziali dei partecipanti, unitamente al ruolo ed al settore di appartenenza, al fine di rispettare la privacy di coloro che hanno contribuito a questa discussione.

11 Ways to Increase Sales

1. Improve follow-up on sales leads.
It may sound obvious, but improper follow-up can lead to the loss of qualified leads. Ken Gross hired a dedicated sales representative to better handle sales leads that came into his business, Boca Raton-based AlertSite, a website monitoring company. The sales rep contacts customers to ensure that they’ve selected the right product and to answer questions. Apparently the approach is working; in the past two years alone, sales have increased 300% and the number of customers has doubled. Says Gross: “Every one of my customers has been contacted personally by our support rep, and we’ve heard many times that that’s what’s knocking our competition out and increasing our sales.”
 2. Build customer loyalty.
Most business owners spend their time seeking out new business and ignore their past customers. “When I ask small business owners whether they keep in touch with their customers, 90% say that they don’t,” says Denise O’Berry, a Tampa-based small business operations consultant. “They’re so busy looking for new customers that they completely forget about the gold mine of people that they’re already serving, people that already have some kind of faith in them, that would probably buy from them again.” O’Berry recommends that small business owners stay in touch with their past customers through newsletters and by surveying them to ensure that they were satisfied. “Tie into their needs,” she suggests. “If you read the paper and see an article that reminds you of that person, cut it out and mail it to them.” Terry Brock, an Orlando-based professional speaker, uses downtime to send quick notes to his clients using his Palm Vx and a wireless modem. “I’ll use the Palm to say, ‘How are you? I’m thinking of you,’” says Brock. “That’s what sales are all about — it’s connecting at a personal level to better serve our customers, which then increases sales.” Jerry Osteryoung, Ph.D., a professor of finance at Florida State University, recommends marketing to past customers as well as new ones. “I would say it’s 20 times harder to get a new customer than to keep an existing one,” he says. “You need to keep existing customers and figure out ways to increase sales and get products to them.”
3. Enter into strategic alliances with companies that have a customer base similar to yours.
For example, if you are a real estate agent, consider co-hosting a seminar on purchasing a home with an attorney or home inspection firm. That way you can cross-promote your goods or services to potential customers. 
4. Outsource.
Small business owners are accustomed to wearing many hats; often, they are not only the primary rainmaker for the business, but they perform accounting, human resources and managerial functions as well. While wearing all those hats may work well for a start-up, as the business grows the owner needs to dedicate herself to sales while letting others take over the administrative tasks. “Owners need to spend at least 50% of their time focused on sales,” O’Berry says. “Unfortunately, many times the owner spends 90% of his time doing the work of the business. That’s why too many fail.”
5. Get rid of under-performing employees.
Employees are on the front lines of your business; they represent you and your business to the world. If your employees are not doing a good job, then the public’s perception of your business will be affected adversely. “It is hard to fire people, but sometimes you need to do it,” says Linda Moore-Buck, a spokeswoman for the central Florida chapter of the National Association of Women Business Owners. “If an employee is rude, incompetent or just plain lethargic, think about the impression the customer now has of your company.” That’s why it’s essential to ensure that your employees are providing good customer service. Train them properly and check up on them periodically to ensure they are treating customers right.
6. Eliminate clients that are not producing enough income.
You only have a limited amount of time to devote to your customers; why not spend that time productively, serving the needs of customers that bring in the most money? Says Moore-Buck: “Throw clients away. You know the ones — the smaller clients who want the most attention. Time is money and by throwing away your time-consuming, non-profitable clients, you will come out ahead.” 
7. Consider hiring a public relations firm.
Public relations is a powerful tool that can help get your company’s name out and give you credibility. “Credibility is the name of the game in business,” says Don Silver, executive vice president of Plantation-based Boardroom Communications. “While ads may get noticed by your target audience, everyone knows you paid for the space. Being featured or quoted by the media commands instant respect, since the reporter had a choice to speak to most any expert, but chose you.” 

 8. Try internet search engine positioning.
If you’re doing business on the web, you need to promote your website. One way to do so is to hire a firm such as Boca Raton-based MoreVisibility.com that specializes in search engine optimization. With 85% of all web surfers starting their session at a search engine such as Yahoo! or Google, the odds of making a sale increase as your ranking gets higher. “Search engines can be a powerful tool for small businesses,” says Andrew Wetzler, president of MoreVisibility.com. “They present an opportunity to position the company under specific keywords that their prospective customers are interested in.” Wetzler’s fees range from $4,000 to $15,000 per year for most businesses.
9. Network.
Join business groups such as the chamber of commerce, Rotary or professional organizations, and become active. People like to do business with those whom they know and trust, and networking allows you to build relationships. Mark Budwig has seen what networking can do for a small business. Budwig, president of S. Mark Graphics Florida, a graphic design studio based in Fort Lauderdale, made a diligent effort last year to become active in organizations such as the Fort Lauderdale Chamber of Commerce and the American Marketing Association. And his hard work has paid off. Since getting involved last year and meeting new people, his business has doubled
10. Make sure you’re getting the most bang for your advertising buck.
Advertising is expensive, and if you’re not getting a good return on your investment, those dollars are wasted. “It’s good to advertise, but you need to make sure advertising is effective, especially when you’re trying to increase sales,” says Osteryoung. “A good rule of thumb is if I spend money on advertising, it should bring in 20 times the amount spent in revenues.Advertising is expensive, and if you’re not getting a good return on your investment, those dollars are wasted. “It’s good to advertise, but you need to make sure advertising is effective, especially when you’re trying to increase sales,” says Osteryoung. “A good rule of thumb is if I spend money on advertising, it should bring in 20 times the amount spent in revenues.
 11. Ask your clients for more business.
 If you’re looking to increase sales, let your clients know you’re available and keep them informed of the different services you offer. If you’re an attorney, for example, and you just did a real estate closing for a client, suggest that they now prepare a will. And don’t be afraid to ask for referrals. “Ask for what you want,” suggests Orlando-based accountant Judith E. Dacey. “If you want people to buy from you again, ask them. Open your mouth, and you shall receive.” The bottom line for a successful sales strategy is that it takes hard work. In good times, when it seems that sales are coming fast and furious, don’t take them for granted. Treat every important customer with respect and care. When times turn tough — as they always do at some point — those same customers will be more likely to stick with someone who has treated them well. Sales is a never-ending job, and it is important to be creative in thinking about what you can do to make your product or service more appealing — and then get the message out to prospective customers. Think outside the box and listen carefully to every new idea presented by your sales staff. As your company grows and as you, the business owner, take on more responsibilities, don’t lose touch with the day-to-day sales operation. Even if you are not on the front line of sales anymore, take some time each month to make calls to customers. The payoff will be good will with customers and, perhaps, a new sale.

How to create and sell a pdf file

A PDF file, or Portable Document Format, was created by Adobe Systems. It is used to exchange documents online. Documents created in a word processor, such as Microsoft Word, can be converted to a PDF file, and then that file can be emailed to its destination or attached to a website for download by a reader. PDF files are often used by publishers creating eBooks. Customers can purchase the eBook online, and the file can be sent to an email for download. If you have an eBook or another document you would like to sell via a PDF file, you can do that online.

  • 1  Create your word processing document. Write your book, or whatever document you will be marketing, with your word processor. The page orientation of the document should be vertical, with a standard 8 ½ x 11-inch page size. Format the document so that when you print it out on your printer, it looks the way you want.
  • 2   Convert your document to a PDF file with your conversion software. If your computer already has PDF-conversion software, instead of choosing your regular printer as the destination printer, you will choose your PDF-conversion software as the printer. It will then create the PDF file, and during the process it will ask you to name the new file, which will be saved on your computer.
  • 3  Convert your document to a PDF file online. If you do not have PDF-conversion software, you can convert the file to a PDF file by using one of the free online conversion websites. Go to one of these websites and upload your document file. When uploading, you will be asked for your email address. After the upload, the file will be converted to a PDF and emailed to you. Links to PDF conversion sites are included in the Resources section.
  • 4  Sign up with an online service that will store your PDF file and handle the customer downloads. Instead of you having to spend a lot of money creating your own website to host your PDF, and then having to service each customer individually, there are digital delivery services designed to do this. Some of the services charge a set-up or membership fee, but some don’t. Typically, you will pay a percentage of your profits to the service. Links for these sites are also included in Resources.
  • 5  Upload your PDF file to the digital delivery service you choose. Typically this involves logging into your account on the website and uploading the PDF file as you are walked through an upload wizard.
  • 6  Market your PDF file. Although some of the services provide directories and online stores, which helps potential customers find your work, you will still need to market your book.