Time Management: questione di buone abitudini

«È tardi, è tardi, sono in ritardo, in arciritardissimo!», così urlava il povero Bianconiglio nel celebre romanzo di Lewis Carrol (Alice nel paese delle meraviglie), girando con un vistoso orologio nel panciotto e correndo a gambe levate.
Decisamente a lui mancava il concetto di Time Management, ovvero la capacità di collocare efficacemente le azioni nel tempo, caratteristica che è invece fondamentale per il successo di un progetto.
Il tempo è l’unica risorsa assolutamente non governabile e invariabile, e sostanzialmente si può dividere in tre grandi aree: tempo lavorativo, tempo libero e tempo “indispensabile” (per mangiare e dormire).
Considerando che il tempo per il mantenimento del proprio benessere fisico non dovrebbe mai essere sacrificato, anche se purtroppo accade più spesso di quanto non si vorrebbe, ci si dovrebbe dedicare a migliorare l’efficienza delle altre due tipologie attraverso un’organizzazione efficace delle proprie attività.
È interessante a questo proposito, ricordare il Principio di Pareto o legge 80/20 (in realtà Pareto formulò un’osservazione sulla distribuzione dei redditi e fu Joseph M. Juran a generare l’osservazione empirica chiamata legge 80/20 n.d.r.).
Secondo questa legge, per qualsiasi campo di applicazione il 20% di qualche cosa è solitamente responsabile per il restante 80%, ovvero 20% è importante, 80% è banale.
È come dire che “la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause”.
Applicando la regola al tempo lavorativo se ne deduce che il 20% del lavoro consuma l’80% di tempo e risorse.
Quindi molto se non troppo tempo viene sprecato e per cose non importanti.
A questo si aggiunga la diffusa abitudine di sentirsi “schiavi del tempo” e avere l’atteggiamento mentale di dover “riempire il tempo” che sono esempi di un approccio fallace.
In questi casi ci si lamenta perché si hanno troppe cose da fare e perché non si riescono a fare tutte.
Il paradosso è quello di essere sempre estremamente impegnati, freneticamente occupati, ovvero essere sempre in uno stato di emergenza, continuando però a posporre le cose che sono veramente prioritarie.
Ne consegue una perdita di efficienza, di produttività, un mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati ed un inevitabile fallimento delle attività operative assegnate.
Per chiunque tutto ciò rappresenta un problema, per un Project Manager è tanto dannoso quanto intollerabile, dato che lavorare per obiettivi e scadenze rappresenta la normale modalità di lavoro.
Sfruttando quindi la regola di Pareto, un Project Manager si deve focalizzare sul ciò che è realmente importante cioè il solo 20%, perchè produce maggiori risultati.
Troppo spesso soddisfare le attese degli altri che siano clienti, collaboratori, familiari porta a lasciarsi influenzare da infondate urgenze e a dedicarsi a cose non strettamente necessarie, innescando così una gestione passiva del tempo.

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